Bei der Übertragung einer E-Mail nimmt der Absender (links) zunächst Kontakt (rote Linie) zu seinem Zugangsprovider (rosa) auf, der die Zieladresse auswertet und die Nachricht an den Mailserver des Zugangsproviders vom Empfänger sendet (hellgrün). Der Zugangsprovider des Absenders speichert die Nachricht nur so lange, bis ihm vom Provider des Empfängers gemeldet wird, dass sie vollständig angekommen ist (Zwischenspeicher, Cache). Der Zugangsprovider stellt insoweit nur die technische Infrastruktur für den Transport und dessen fehlerfreie Abwicklung zur Verfügung.
  

Im üblichen Fall ist der Empfänger (rechts) nicht ständig mit dem Internet verbunden. Auf dem Mailserver des Providers vom Empfänger wird deshalb in aller Regel eine Mailbox eingerichtet, in der die eingehenden Nachrichten dauerhaft gespeichert werden. Bei dem Speicher handelt es sich um nichts anderes als um Festplatten. Um an die Nachrichten zu gelangen, muss der Empfänger seinerseits Kontakt zum Mailserver seines Zugangsproviders aufnehmen (blaue Linie) und die gespeicherte Nachricht zu sich übertragen. Wegen der Mailbox ist sein Zugangsprovider ein Host-Provider, der Speicherplatz für fremde Inhalte zur Verfügung stellt.