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Wegen der Mailboxen und der persönlichen Datenspeicher bei Webdiensten kann sich ein direkter Zugriff beim Hostprovider anbieten. Hierbei wird keine laufende Kommunikation "mitgehört", sondern werden nur die Daten aufgezeichnet, die unter der Hoheit des Anwenders und mit seinem Wissen dauerhaft gespeichert sind.

Wegen der im Netz abgelegten Dokumente der Zielperson kommt vorrangig eine "einfache" körperliche Beschlagnahme nach den §§ 94, 98 StPO in Betracht. Sie richtet sich gegen den Hostprovider als "Dritter" im Sinne von § 103 StPO, weil auf seinen Speichermedien die Daten des Kunden eine physikalische Verkörperung erfahren haben. Die Beschlagnahme richtet sich gegen diese Speichermedien beim Hostprovider. Gibt er eine Kopie davon heraus, handelt es sich um ein Surrogat zur Abwendung der sonst erforderlichen Sicherstellung, die seinen Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen würde.

 
In Bezug auf die Mailboxen vertritt der überwiegende Teil der juristischen Meinungen die Auffassung, es läge kein Fall der Beschlagnahme physikalisch manifestierter Daten vor ( § 94 StPO). Ihre Vertreter verweisen überwiegend auf die Postbeschlagnahme gemäß § 99 StPO, in deren Zusammenhang der komplette Übertragungsweg vom öffentlichen (gelben) Briefkasten bis zum Hausbriefkasten des Empfängers unter einen besonderen Schutz gestellt ist. Die meisten Vertreter dieser Meinung wollen deshalb auf die Überwachung des E-Mail-Verkehrs beim Hostprovider der Mailbox die strengen Anforderungen des § 100a StPO angewendet wissen. Sie betrachten den Hostprovider wie ein klassisches Postlager, wobei der Übermittlungsweg für die postalische Nachricht erst abgeschlossen ist, wenn der Empfänger sie abholt.

Diese restriktive Argumentation passt spätestens dann nicht, wenn Kopien einer E-Mail selbst dann beim Hostprovider verbleiben, nachdem der Empfänger sie auf seinen PC übertragen hat. Wegen dieser E-Mails ist der Übertragungsvorgang abgeschlossen und wird beim Hostprovider nur eine Kopie verwahrt, die wie eine fotomechanische (körperliche) Ablichtung oder Abschrift zu behandeln ist, also als beschlagnahmefähiger Gegenstand.

Neu und unbeachtet ist das Problem, wie auf die zentral verwalteten Dokumente zugegriffen werden soll, die gemeinschaftlich in Workgroups erstellt werden.

Dabei bietet sich dieselbe Lösung an wie wegen der Webdienste: Der Betreiber des Servers für die Groupware, das Dokumentenmanagementsystem - DMS, das Content Management System - CMS - oder des SharePoint Servers verwaltet alle Daten der Arbeitsgruppe und verkörpert sie physikalisch, indem er sie auf Massenspeichern sichert. Die Massenspeicher sind Beweisgegenstände im Sinne von § 94 Abs. 1 StPO und können deshalb auch beim Server-Betreiber sichergestellt (ohne hoheitliche Gewalt) oder beschlagnahmt werden (mit Zwang). Gibt er das Surrogat heraus, so dient das der Abwendung einer sonst erforderlichen Beschlagnahme.
 

Schwieriger ist die Situation, wenn das Groupware Management mit einem Filesharing verbunden wird, wobei keine zentrale Instanz die Datenhaltung und -sicherung übernimmt, sondern dezentral organisiert ist.

In einem solchen System müssen die Daten zusammen gesammelt und von den verteilten Speicherorten abgerufen werden. Das geht nur, wenn der "Sammler" sich als Berechtigter ausgibt.

Das spricht dafür, dass es sich um eine verdeckte Ermittlung handelt, die jedenfalls im Bereich der besonders schweren Kriminalität und ausnahmsweise bei der mittleren Kriminalität zulässig ist (Anlage D zu den Richtlinien für das Straf- und Bußgeldverfahren - RiStBV).